Technologieoffen zur richtigen Verpackungsmaschine

Die Investition in eine neue Verpackungsmaschine oder eine komplette Verpackungslinie ist eine langfristige Entscheidung. Umso wichtiger ist es, Anforderungen sorgfältig zu definieren: Welche Produkte und Formate sollen verpackt werden? Welche Verpackungsmaterialien kommen zum Einsatz? Welche Leistung und welcher Automatisierungsgrad sind erforderlich? Lässt sich die Anlage problemlos in die vorhandene Peripherie integrieren? Kann die Maschine auch neue Formate, Materialien und veränderte Produktionsmengen bewältigen? Wer diese Punkte vor der Ausschreibung nicht ausreichend klärt, riskiert eine Anlage, die zwar den aktuellen Bedarf deckt, aber schon nach wenigen Jahren an ihre Grenzen stößt.

Das Lastenheft ist das klassische Instrument, um eine solche Entscheidungsbasis zu schaffen. Darin beschreibt der Auftraggeber seine Anforderungen und das gewünschte Ergebnis. Es bildet die Grundlage für die Ausschreibung, die Kommunikation mit potenziellen Lieferanten und die anschließende Bewertung der Angebote. Maschinenbauer und Zulieferer entwickeln darauf aufbauend im Pflichtenheft oder im Angebot konkrete technische Lösungen. Auf diese Weise lässt sich eine komplexe Beschaffungsaufgabe strukturieren und zwischen mehreren Anbietern vergleichbar beschreiben. Was sollte es an diesem bewährten Prozess auszusetzen geben?

„Eine Maschine kann jede heutige Anforderung erfüllen und trotzdem die falsche Investition sein. Das klassische Lastenheft erkennt dieses Risiko häufig nicht. Es beschreibt vor allem, was das Unternehmen bereits kennt: Taktzahlen, Formate und Materialien der bestehenden Anlage werden übernommen und damit unbemerkt zum Maßstab für die Zukunft“, sagt Gass. Bei einer Ersatzbeschaffung funktioniere das. Problematisch werde es, wenn eine technologische Plattform für die nächsten zehn bis fünfzehn Jahre gesucht wird. „Dann muss geklärt sein, welche Veränderungen bei Materialien, Formaten, Mengen und Automatisierung die Anlage künftig bewältigen soll“, so der Berater.

Das Problem vor der Lösung definieren

Vor einer Ausschreibung sollten Unternehmen einige grundlegende Fehler vermeiden, damit Innovationspotenzial nicht ungenutzt bleibt. Felix Gass warnt beispielsweise davor, eine bekannte Lösung auszuschreiben, bevor das Problem verstanden ist. „Dazu kommen ungeprüft übernommene Kennzahlen, zu viele Muss-Kriterien und ein Preisvergleich, bevor technisch klar ist, was verglichen wird“, so Gass.

Stattdessen sollte ein klar definierter Zielzustand im Mittelpunkt stehen, auf den systematisch hingearbeitet wird. Nach den Worten von Gass bietet das klassische Lastenheft dafür nur begrenzt Raum, weil darin meist der bestehende Zustand fortgeschrieben werde.

Technologieoffener Beschaffungsprozess als Alternative

Unternehmen, die in eine neue Verpackungsmaschine investieren, möchten sicherstellen, dass ihre Investition auch in Zukunft tragfähig ist. Gerade angesichts veränderlicher Rahmenbedingungen muss eine Anlage während ihrer Nutzungsdauer neue Anforderungen bewältigen können – etwa PPWR, Fachkräftemangel, schwankende Mengen, Automatisierung und Robotik. Felix Gass bringt es auf den Punkt: „Zukunftsfähigkeit steckt nicht im Auslieferungszustand. Sie zeigt sich in den Kosten der Änderungen, die später kommen.“

Am Anfang steht für ihn deshalb die Frage, welche Fähigkeiten das Produktionssystem in den kommenden Jahren braucht. „Erst daraus ergibt sich, welche Maschine dafür in Betracht kommt.“

Der Vorteil eines technologieoffenen Verfahren besteht darin, dass es den Lösungsweg nicht vorgibt. Gerade deshalb müssen Anbieter umso genauer erklären, wie ihr Ansatz funktioniert, unter welchen Bedingungen die zugesagte Leistung erreicht wird und wo seine Grenzen liegen. „So bleibt der Lösungsraum offen, ohne dass die Anforderungen an Verlässlichkeit sinken“, betont Gass.

Drei Tipps für die Beschaffung von Verpackungsmaschinen

Ein guter Beschaffungsprozess schafft eine belastbare Grundlage für die Wahl einer Technologie, die zur weiteren Entwicklung des Unternehmens passt und auch unter veränderten Bedingungen wirtschaftlich betrieben werden kann. Felix Gass empfiehlt:

1. „Beginnen Sie nicht mit dem Lastenheft und nicht mit der Anbieterliste. Beginnen Sie mit der Zukunft, für die Sie investieren: Portfolio, Materialien, Mengen, Automatisierung, und welche Abhängigkeiten Sie bewusst eingehen wollen. Danach bauen Sie das Bewertungsmodell, bevor das erste Angebot eintrifft.“
2. „Schauen Sie dabei genau auf die heutige Produktion: Wo entstehen Verluste durch Formatwechsel, geringe Verfügbarkeit oder fehlende Flexibilität? Welche Anforderungen haben sich in den letzten Jahren verändert? Daraus ergibt sich, welche Probleme die nächste Anlage tatsächlich lösen soll.“
3. „Klären Sie, wer auf Käuferseite die Übersicht über den gesamten Lösungsraum verantwortet. Jeder Anbieter kennt seine eigene Technologie genau und hat ein berechtigtes Interesse daran, dass sie gewinnt. Im Unternehmen selbst ist diese Rolle häufig nicht besetzt. Bleibt sie unbesetzt, prägt der Anbieter mit dem überzeugendsten Auftritt die Richtung.“